Como funciona o CRM para as pequenas empresas

Eis uma explicação simples do funcionamento deste CRM gratuito, concebido para as pequenas e médias empresas, PME, PMEs, trabalhadores independentes, empresas em fase de arranque e trabalhadores independentes.

Definições-chave

Base de dados de contactos

A base de dados de contactos é constituída por:

  • listas importadas, geralmente com várias centenas de nomes de contactos a quem pretende oferecer os seus produtos ou serviços. Trata-se de listas de partida ou de reserva.
  • Perspectivas com as quais está atualmente bloqueado, mas que gostaria de contactar novamente numa data posterior.

Brochura

Um indivíduo ou organização a que se dirige mas a quem ainda não vende. Os seus potenciais clientes são geralmente seleccionados a partir das suas listas de contactos importadas. Tem como alvo um determinado número que pretende contactar, mas também podem ser adicionados individualmente, na sequência de oportunidades, chamadas ou referências. Os prospectos podem ser classificados em 1,2,3 de acordo com o seu interesse ou a sua fase no processo de venda, aquilo a que os americanos também chamam “leads”.

Cliente

Um cliente é um potencial cliente a quem se conseguiu vender, que se transformou em cliente. Um cliente perdido volta a ser um potencial cliente, a menos que decida eliminá-lo.

Proposta em curso

Lista de clientes ou potenciais clientes a quem fez uma proposta. É necessário dar prioridade ao acompanhamento, porque investiu tempo nele e cada proposta pode ajudá-lo a ganhar uma venda. Uma proposta aceite ou rejeitada deve ser reclassificada como cliente, potencial cliente ou contacto em espera.

Contactos colocados em espera

Um contacto que foi colocado em espera é um potencial cliente ou antigo cliente que já não deseja contactar durante um período de tempo porque não tem qualquer hipótese de fazer uma venda: a pessoa de contacto bloqueia-o, falta temporária de orçamento, etc. Não se trata de a abolir, mas de esperar um pouco até que as condições se tornem novamente mais favoráveis.

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Eis os passos a seguir para utilizar este CRM para pequenas empresas.

Passo 1: Adicionar um cliente ou contacto

Para aumentar as suas vendas, precisa de clientes e precisa de aumentar o número de clientes. Pode escolher entre adicionar clientes individuais ou importar uma lista de contactos de um ficheiro Excel, clicando no botão“Novo” no canto superior direito de cada página do software. Este é o primeiro passo para qualquer pequena ou média empresa que pretenda automatizar a sua gestão de vendas e fazer crescer o seu negócio.

Passo 2: Preencher o ficheiro do cliente

  1. Nome da organização
  2. Nome da pessoa de contacto (se existirem várias pessoas na organização, devem ser criados vários registos)
  3. Telefone
  4. Correio eletrónico
  5. Categoria: para que possa classificar os seus contactos de acordo com as características específicas da sua empresa. Cada profissão tem as suas particularidades, e nós oferecemos-lhe a possibilidade de se adaptar facilmente a elas, sem modificar o software. Tudo é flexível.
  6. Dar ao seu cliente ou potencial cliente prioridade 1, 2 ou 3
  7. O planeamento do acompanhamento é fundamental para uma pequena ou média empresa, que tem as seguintes opções:
    • Não está previsto qualquer acompanhamento
    • Hoje
    • Amanhã
    • Próxima semana
    • janeiro, fevereiro, etc.
    • Calendário para uma data específica

3: Colocar o ficheiro do cliente na lista correcta

Eis as opções:

  • Base de dados de contactos: para os novos contactos que pretende acrescentar às suas perspectivas, se necessário
  • Prospectos: contactos que pretende atingir e aos quais ainda não está a vender.
  • Clientes: antigos potenciais clientes a quem vendeu e com quem está atualmente a trabalhar
  • Propostas em curso: clientes ou potenciais clientes a quem foi feita uma proposta
  • Contactos em espera: clientes/prospectos que não podem ser contactados neste momento, mas que gostaria de voltar a contactar mais tarde.

4: Telefonar a um cliente

  1. Reclassificar o contacto numa destas categorias:
    • Perspetiva da proposta atual
    • Proposta atual ao cliente
    • Perspetiva de cliente em caso de perda
    • Cliente potencial em espera
  1. Dê uma prioridade A, B ou C ao seu cliente ou 1, 2 ou 3 ao seu potencial cliente. Não dispõe de tantos recursos como as grandes empresas, mas pode ser mais inteligente.
  2. Planear o seu acompanhamento
    • Não está previsto qualquer acompanhamento
    • Hoje
    • Amanhã
    • Próxima semana
    • janeiro, fevereiro, etc.
    • Calendário para uma data específica

5: Acompanhar e tomar notas

  1. Clique no marcador “Seguir”
  2. Os acompanhamentos são enumerados por ordem de prioridade
  3. As datas tardias aparecem a vermelho
  4. As suas notas aparecem sem ter de ir ao formulário
  5. Contactar o cliente
    • Imediatamente a partir da mesa
    • Ou clicando no ficheiro do cliente para tomar notas

6: Todos os dias: dê sempre prioridade ao acompanhamento das suas propostas

  • As propostas aceites ou rejeitadas devem ser retiradas e reclassificadas.
  • Sempre que abre o seu CRM
  • Antes mesmo de olhar para o seu rastreio
  • A importância prevalece sobre a urgência, nomeadamente para as pequenas e médias empresas, as EMP e os trabalhadores independentes.

Como dar prioridade às suas tarefas para vender mais utilizando o nosso CRM gratuito

Já lhe mostrámos como trabalhar com o nosso CRM, agora aqui estão as prioridades que precisa de estabelecer para ser eficaz.

Dê prioridade às suas listas de acordo com o que elas lhe podem trazer

  1. Lista de itens de ação a realizar: não é necessário criá-los, pois são criados automaticamente quando se define uma data de acompanhamento e a sua prioridade é definida em função da data. Se colocar um mês antes do mês em que se encontra, então será o mês do ano seguinte. Por exemplo, se estivermos em dezembro e colocarmos um seguimento em fevereiro, será obviamente em fevereiro do ano seguinte. A mesma coisa se tivesse colocado novembro, seria a data do próximo ano.
  2. Lista das suas propostas actuais a potenciais clientes ou potenciais clientes: esta é a sua prioridade porque investiu tempo nela e pode dar frutos rapidamente.
  3. Lista dos seus clientes: eles são a sua força vital
  4. Lista de potenciais clientes: aqueles que irão aumentar as suas vendas
  5. Lista de reserva: os potenciais clientes que procurará quando tiver completado as suas listas de potenciais clientes
  6. Perspectivas para o futuro: aqueles a quem ligou, que o estão a bloquear, mas que não quer apagar, porque um dia podem voltar a ser interessantes. Por exemplo, a pessoa com quem está a falar está a bloqueá-lo, mas um dia vai deixar o emprego ou a empresa.

Dar prioridade aos seus clientes e potenciais clientes individualmente

Clientes

  1. Clientes A: os grandes clientes 20/80, ou seja, os 20% que representam 80% das suas vendas, são o seu ganha-pão e é preciso cuidar deles e defendê-los.
  2. Clientes B: clientes com potencial, porque trabalham com os seus concorrentes
  3. C clientes: clientes a ordenar

Perspectivas 1,2,3

  1. Em geral: ciclo de vendas curto (1 a 3 contactos para vender)
    • Perspectivas 1: elevado potencial, fácil de aceder
    • Perspectivas 2: elevado potencial, difícil de aceder
    • Perspectivas 3: fácil de entrar, pequeno potencial
  1. Cycle de vente long: priorisation par étape du processus de vente (certains disent « leads » en anglais car il y a eu contact avec le prospect)
    • Perspetiva 1: fase final da venda
    • Perspetiva 2: fase intermédia de vendas
    • Prospeto 3: Contacto inicial com o cliente

Escreva os seus guiões. Exemplo de uma estrutura de chamada :

  1. Identificar, cumprimentar e mostrar a sua satisfação como se fosse o único cliente
  2. Identifique-se: nome + empresa + especialização
  3. Venda de compromissos
  4. Situação: o mercado está atualmente muito ativo no seu sector
  5. Solução: Convido-o para uma sessão de informação de 30 minutos, presencial ou por videoconferência.
  6. Objetivo: mostrar-lhe como se pode proteger ou beneficiar da situação atual
  7. Prefere esta semana ou a próxima?

Planear faixas horárias

  1. Faixas horárias mínimas de 3 h
  2. Dias inteiros se for um programador
  3. Diferentes horas do dia para diferentes clientes
  4. Horário: manhãs, tardes, das 17h00 às 19h00
  5. Indivíduos: manhãs, tardes, noites, sábados
  6. Sem perturbações
  7. Não aceitar os inconvenientes
  8. 100% de concentração é tudo em que se pode pensar
  9. Ter como objetivo 2 ou 5 consultas antes de parar (dependendo da facilidade do domínio)

Ligar com uma preferência por

  1. Clientes com propostas: estes são a sua prioridade, porque investiu tempo neles e são os que lhe podem dar um retorno mais rápido. Deveria ser a primeira coisa que se olha sempre que se abre o sistema para ver se é necessário relançar um cliente.
  2. Acções-chave a realizar, apresentadas de acordo com a data
  3. Chamadas de clientes. A prioridade entre clientes e potenciais clientes também depende da sua função: se é agricultor, os seus clientes estão em primeiro lugar; se é caçador, os seus potenciais clientes estão em primeiro lugar.
  4. Chamadas de prospeção para o ajudar a continuar a desenvolver a sua base de clientes e a substituir os clientes perdidos.

As suas prioridades permanentes no trabalho

  1. Todas as manhãs, abra prioritariamente o seu CRM e veja as suas propostas e acompanhamentos actuais, que são mais importantes do que as mensagens ou e-mails que recebe e que representam emergências. É necessário dar prioridade à importância, não à urgência, e não se distrair com pequenos pedidos, caso contrário, estará a negligenciar os seus grandes clientes e potenciais clientes, e a concorrência aproveitar-se-á disso.
  2. Realizar reuniões com clientes reais ou virtuais
  3. O trabalho administrativo é reduzido praticamente a zero com este CRM fácil e intuitivo, por isso, se tiver de o fazer, faça-o fora do horário de funcionamento dos seus clientes.
  4. Estatísticas: na próxima versão Pro.

Acompanhamento dos seus resultados, o seu painel de controlo

  1. Les chiffres clés des réalisations:
    • Vendas do período
    • O número de propostas apresentadas, para ter uma ideia da taxa de sucesso das suas propostas (taxa de fecho).
  2. Le futur :
    • O número de propostas em curso
    • O número de marcações na sua agenda

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