Cómo funciona CRM para las pequeñas empresas

A continuación le explicamos de forma sencilla cómo funciona este CRM gratuito, diseñado para pequeñas y medianas empresas, PYMES, VSE, autónomos, empresas de nueva creación y trabajadores por cuenta propia.

Definiciones clave

Base de datos de contacto

La base de datos de contactos consta de:

  • listas importadas, generalmente de varios cientos de nombres de contactos a los que desea ofrecer sus productos o servicios. Se trata de listas de salida o de reserva.
  • Prospectos con los que actualmente está bloqueado pero con los que le gustaría volver a contactar más adelante.

Folleto

Una persona u organización a la que se dirige pero a la que aún no ha vendido. Los clientes potenciales se seleccionan generalmente a partir de sus listas de contactos importadas. Usted fija un número determinado con el que desea ponerse en contacto, pero también pueden añadirse individualmente, a raíz de oportunidades, llamadas o referencias. Los prospectos pueden priorizarse en 1,2,3 según su interés o su etapa en el proceso de ventas, lo que los estadounidenses también llaman «leads».

Cliente

Un cliente es un prospecto al que has conseguido vender, lo has convertido en cliente. Un cliente perdido vuelve a ser un cliente potencial, a menos que decida eliminarlo.

Propuesta en curso

Lista de clientes o clientes potenciales a los que ha hecho una propuesta. Debe dar prioridad al seguimiento porque ha invertido tiempo en él y cada propuesta puede ayudarle a conseguir una venta. Una propuesta aceptada o rechazada debe reclasificarse como cliente, cliente potencial o contacto en espera.

Contactos en espera

Un contacto en espera es un posible cliente o un antiguo cliente con el que ya no desea ponerse en contacto durante un periodo de tiempo porque no tiene ninguna posibilidad de realizar una venta: persona de contacto que le bloquea, falta temporal de presupuesto, etc. No hay que suprimirla, sino esperar un poco hasta que las condiciones vuelvan a ser más favorables.

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Estos son los pasos para utilizar este CRM para pequeñas empresas.

Paso 1: Añadir un cliente o contacto

Para aumentar sus ventas, necesita clientes y necesita aumentar el número de clientes. Puede elegir entre añadir clientes individuales o importar una lista de contactos desde un archivo Excel haciendo clic en el botón«Nuevo» situado en la esquina superior derecha de cada página del software. Es el primer paso para cualquier pequeña o mediana empresa que quiera automatizar su gestión comercial y desarrollar su negocio.

2: Completar el expediente del cliente

  1. Nombre de la organización
  2. Nombre de la persona de contacto (si hay varias en la organización, se crean varios registros)
  3. Teléfono
  4. Correo electrónico
  5. Categoría: para que pueda clasificar sus contactos en función de las características específicas de su empresa. Cada profesión tiene sus particularidades, y le ofrecemos la posibilidad de adaptarse a ellas fácilmente, sin modificar el software. Todo es flexible.
  6. Dé prioridad 1, 2 ó 3 a su cliente o posible cliente
  7. Planificar el seguimiento es clave para una pequeña o mediana empresa, tiene las siguientes opciones:
    • No hay seguimiento previsto
    • Hoy
    • Mañana
    • Próxima semana
    • Enero, febrero, etc.
    • Calendario para una fecha concreta

3: Colocar el expediente del cliente en la lista correcta

Aquí están las opciones:

  • Base de datos de contactos: para los nuevos contactos que desee añadir a sus prospectos en caso necesario
  • Prospectos: contactos a los que se dirige y a los que aún no vende.
  • Clientes: antiguos clientes potenciales a los que ha vendido y con los que trabaja actualmente.
  • Propuestas en curso: clientes o clientes potenciales a los que ha hecho una propuesta.
  • Contactos en espera: clientes/clientes potenciales con los que no se puede contactar en este momento pero con los que se desea volver a contactar más adelante.

4: Llamar a un cliente

  1. Reclasifique el contacto en una de estas categorías:
    • Perspectiva a la propuesta actual
    • Propuesta actual al cliente
    • Cliente potencial si se pierde
    • Cliente potencial en espera
  1. Dé una prioridad A, B o C a su cliente o 1, 2 o 3 a su cliente potencial. No tienes tantos recursos como las grandes empresas, pero puedes ser más inteligente.
  2. Planifique su seguimiento
    • No hay seguimiento previsto
    • Hoy
    • Mañana
    • Próxima semana
    • Enero, febrero, etc.
    • Calendario para una fecha concreta

5: Seguimiento y toma de notas

  1. Haga clic en el marcador «Seguir
  2. Las medidas de seguimiento se enumeran por orden de prioridad
  3. Las fechas tardías aparecen en rojo
  4. Tus notas aparecen sin tener que ir al formulario
  5. Contactar con el cliente
    • Inmediatamente de la mesa
    • O haciendo clic en la ficha del cliente para tomar notas

6: Cada día: da siempre prioridad al seguimiento de tus propuestas

  • Las propuestas aceptadas o rechazadas deberán ser retiradas y reclasificadas.
  • Cada vez que abra su CRM
  • Antes incluso de mirar su seguimiento
  • La importancia prevalece sobre la urgencia, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas, las VSE y los autónomos.

Cómo priorizar sus tareas para vender más

Ya le hemos enseñado a trabajar con nuestro CRM, ahora le indicamos las prioridades que debe fijarse para ser eficaz.

Prioriza tus listas en función de lo que puedan aportarte

  1. Lista de acciones a realizar: no es necesario crearlas, se crean automáticamente al fijar una fecha de seguimiento y se priorizarán en función de la fecha. Si pone un mes antes del mes en el que se encuentra, será el mes del año siguiente. Por ejemplo, si es diciembre y pones un seguimiento en febrero, por supuesto será febrero del año siguiente. Lo mismo si hubieras puesto noviembre, sería la fecha del año que viene.
  2. Lista de sus propuestas actuales a clientes potenciales o clientes: esta es su prioridad porque ha invertido tiempo en ella y puede rentabilizarla rápidamente.
  3. Lista de sus clientes: son su alma
  4. Lista de clientes potenciales: aquellos que impulsarán sus ventas
  5. Lista de reserva: los prospectos que buscará cuando haya completado sus listas de prospectos.
  6. Prospectos para el futuro: aquellos a los que has llamado, que te bloquean, pero a los que no quieres borrar, porque un día pueden volver a ser interesantes. Por ejemplo, la persona con la que estás hablando te está bloqueando, pero un día va a dejar su trabajo o su empresa.

Priorice individualmente a sus clientes y clientes potenciales

Clientes

  1. Clientes A: grandes clientes 20/80, el 20% que supone el 80% de sus ventas. Son su pan de cada día, y tiene que cuidarlos y defenderlos.
  2. Clientes B: clientes con potencial, porque trabajan con sus competidores
  3. C clientes: clientes por clasificar

Perspectivas 1,2,3

  1. En general: ciclo de venta corto (de 1 a 3 contactos para vender)
    • Perspectivas 1: alto potencial, fácil acceso
    • Perspectivas 2: alto potencial, difícil acceso
    • Perspectivas 3: fácil de conseguir, pequeño potencial
  1. Cycle de vente long: priorisation par étape du processus de vente (certains disent « leads » en anglais car il y a eu contact avec le prospect)
    • Perspectiva 1: fase final de la venta
    • Prospecto 2: fase de venta intermedia
    • Perspectiva 3: Contacto inicial con el cliente

Escribe tus guiones. Ejemplo de estructura de llamada :

  1. Identifíquese, salude y muestre satisfacción como si fuera el único cliente
  2. Identifíquese: nombre + empresa + especialización
  3. Citas de venta
  4. Situación: el mercado de su sector se encuentra actualmente en un estado de fluctuación
  5. Solución: le invito a una sesión informativa presencial o por videoconferencia de 30 minutos.
  6. Objetivo: mostrarle cómo puede protegerse o beneficiarse de la situación actual
  7. ¿Prefiere esta semana o la próxima?

Planificar las franjas horarias de las convocatorias

  1. Franjas horarias mínimas de 3 h
  2. Jornadas completas si es desarrollador
  3. Diferentes horas del día para diferentes clientes
  4. Actividad: mañanas, tardes, de 17.00 a 19.00 horas
  5. Individuales: mañanas, tardes, noches, sábados
  6. Sin molestias
  7. No aceptar los inconvenientes
  8. 100% de concentración es todo lo que puedes pensar
  9. Intente acudir a 2 ó 5 citas antes de dejar de hacerlo (dependiendo de la facilidad del dominio)

Llame con preferencia por

  1. Clientes con propuestas: son tu prioridad, porque has invertido tiempo en ellos y son los que pueden rentabilizarte más rápidamente. Debería ser lo primero que mire cada vez que abra su sistema para ver si necesita relanzar un cliente.
  2. Acciones clave que deben llevarse a cabo, mostradas según la fecha
  3. Llamadas de clientes. La prioridad entre clientes y posibles clientes también depende de tu función: si eres agricultor, tus clientes son lo primero; si eres cazador, tus posibles clientes son lo primero.
  4. Llamadas de prospección para ayudarle a seguir desarrollando su base de clientes y reemplazar a los clientes perdidos.

Sus prioridades permanentes en el trabajo

  1. Todas las mañanas, dale prioridad a abrir tu CRM y mira tus propuestas y seguimientos actuales, que son más importantes que los mensajes o correos electrónicos que recibes y que representan urgencias. Hay que dar prioridad a la importancia, no a la urgencia, y no distraerse con pequeñas peticiones, de lo contrario descuidará a sus grandes clientes y clientes potenciales, y la competencia se aprovechará.
  2. Celebrar reuniones reales o virtuales con los clientes
  3. El trabajo administrativo se reduce prácticamente a cero con este CRM fácil e intuitivo, así que si tiene que hacerlo, hágalo fuera del horario de apertura de sus clientes.
  4. Estadísticas: en la próxima versión Pro.

Seguimiento de sus resultados, su cuadro de mandos

  1. Les chiffres clés des réalisations:
    • Ventas del periodo
    • El número de propuestas realizadas, para hacerse una idea de la tasa de éxito de sus propuestas (tasa de cierre).
  2. El futuro :
    • El número de propuestas en curso
    • El número de citas de su agenda

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